Evaluando costos de sistemas: abono o compra?

Leímos (vía LinkedIn) una nota de Marcelo Berenstein en ERP de Emprendedores·News, que despertó nuestro interés.
 
Para quienes no lo recuerden, ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, Planificación de Recursos Empresariales. Son los sistemas que nos permiten hacer todo en la empresa: facturar, llevar los stocks, realizar los registros contables, etc. Algunos permiten manejar producción y aún realizar proyecciones, diferentes presupuestos de ventas, hacer análisis what-if (qué pasa si).
 
El planteo es alquilar o comprar, si es más conveniente pagar un abono o comprar la licencia.Compartimos el análisis:

 

Dice Marcelo:

Cuando se alquila un sistema se obtiene la prestación por un servicio a un bajo costo por tiempo determinado. El tiempo esta fijado mientras se pague el alquiler. Una de las principales diferencias queda expuesta: “ Se compra un servicio y no un producto” .
En el esquema de Licenciamiento el costo inicial será mayor. Se es el propietario del software. Se cuenta con mayor grado de libertad en las decisiones futuras. Se decide sobre el producto y los datos contenidos.

Efectivamente, esa es la diferencia: la misma que entre alquilar y comprar. Ahora, a partir de esta diferenciación, veamos qué opina el autor acerca de los plazos de vigencia, que es donde está el discriminante. Por cuánto tiempo utilizaremos el mismo sistema?  
La nota continúa:

Si conocemos del desafío que representa la implementación y puesta en marcha de un sistema, puedo decirles que la experiencia me dicta que verdaderamente lo es; si entendemos que los sistemas son una herramienta para tomar decisiones que ayudan a mejorar nuestro negocio, entonces al momento de adquirirlos deberíamos proyectar y pensar nuestro negocio/empresa a no menos de 5 años.
 
Cambiar de sistema y/o proveedor no es cosa de todos los días. Cuando elegimos un sistema, elegimos, un proveedor, confianza, permanencia en el mercado y proyectamos a futuro.
 
En por eso que cuando nuestro negocio lo demande, cuando necesitemos redefinir alcance, potenciar el sistema para que refleje la dinámica del mercado, debemos contar con una base sólida y es cuando se ponen de manifiesto la confiabilidad en nuestro proveedor, la escalabilidad y potencialidad del sistema y los “grados de libertad” sobre el producto Alquilado o Comprado.
 
Es cuando “necesite agregar valor al software”, donde toma valor el titulo de propiedad. En ese momento tendremos el producto y la posibilidad de elegir el proveedor de servicios.

No veo que lo diga con claridad, pero interpreto que el autor es partidario de la compra. De todas maneras, las preguntas finales son totalmente pertinentes:

Para resumir, agregaría algunas preguntas al cheklist para cuando tenga que realizar la selección de sistema para mi empresa:
 
1- Quien es el propietario del sistema
2- Quien responde si la empresa proveedora desaparece
3- Quien es el propietario de los datos
4- Estoy Alquilando el sistema para mi empresa o Alquilo por puesto de trabajo/Terminal o PC
5- Estoy Alquilando un sistema integrado o Alquilo una prestación puntual
6- El proveedor me brinda servicio personalizado para lo que mi empresa demande o me debo adaptar yo a los estándares del proveedor
7- Cuantos Alquileres me sale comprar el sistema?

 
Entiendo que están mezclados algunos conceptos, que merecerían diferenciarse. Con respecto a la propiedad del sistema, y quién responde si la empresa (proveedora del software) desaparece, lo que debemos tener claro es que:

  1. Si su PyME no tiene los recursos, ni la necesidad, de adquirir un sistema World Class, no estará implementando un SAP ni un J. D. Edwards. Estará comprando el abono o la licencia de un proveedor local. Aunque con la licencia Ud reciba los programas fuente, difícilmente un programador tomará la posta y trabajará en corregir lo que otro hizo, con su propia filosofía y forma de enfocar el problema, diagramar y codificar. Es decir: si la empresa proveedora desaparece, tenga Ud licencia o sea propietario, tendrá que reemplazar su sistema, pronto o tarde.
  2. Con respecto a la propiedad de los datos, no hay otra opción razonable que no sea que los datos estén en su servidor, el de Ud. Aunque el soft, alquilado, corra en los servidores del proveedor, los datos deben estar en el de Ud. No es razonable para Ud que sea de otra manera. Ya es un riesgo que los programas corran fuera de su empresa.
  3. Desde mi óptica, no es de ninguna manera conveniente el tener un sistema que para que funcione, debe residir en los servidores de su proveedor, o éste debe mantener activado el sistema en su empresa. El único beneficio es que Ud puede disponer del capital que hubiera invertido en la compra para utilizarlo en su negocio. Pero paga un costo económico muy alto por ello (la pregunta #7), además de los riesgos de quedarse sin sistema de un día para otro.
  4. No es un problema vital quedarse sin el sistema si Ud puede seguir usándolo y dispone de 8 a 12 meses mínimo para seleccionar e implementar un nuevo soft. Esto pasaría si Ud fuera el propietario de la licencia y la empresa proveedora desaparece y Ud se queda sin mantenimiento ni actualizaciones. No le quedará más remedio que cambiar. El tema es en cuánto tiempo tiene que cambiar. Si los sistemas corrieran en el servidor de su proveedor y éste cierra, déjeme decirle que sus problemas serán muy graves. Porque podría tener algunos días, o ninguno, para evitar volver a las calculadoras con tira de papel.

Todos estos análisis son en el caso de un ERP. Ahora, si hablamos de un sistema menor, que sirve a un sector de su empresa con un propósito específico, las consideraciones son similares.
 

 
Mi opinión.
 
Por todos los motivos expuestos, la mejor decisión es comprar la licencia.
Y también un abono de mantenimiento, muy especialmente en el caso de un ERP.
 
El link al artículo original lo viste al comienzo de este post; vuelvo a dejártelo aquí.
 

 
 
 

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