Fórmulas para reducir costos

Disminuir costos ayuda a las empresas a mejorar su competitividad, pero los directivos deben saber cómo y qué reducir, para no afectar la operación del negocio.
 
Una nota de SAP – Perspectiva On Line en su última edición.


 

Fórmulas para reducir costos

Disminuir costos ayuda a las empresas a mejorar su competitividad, pero los directivos deben saber cómo y qué reducir, para no afectar la operación del negocio
 
La reducción de costos no significa un recorte indiscriminado de recursos dentro de una empresa, sino de una estrategia para optimizar la competitividad y la productividad, sin desmejorar la calidad de sus productos o servicios.  
Según el estudio “Reducción de costos bajo un enfoque sistemático”, realizado por Mauricio Lefcovich, consultor de Administración especializado, señala que “un eficaz sistema de costos permitirá conocer los reales costos de la organización, de tal forma se tendrá conocimiento de los diversos despilfarros y su cuantía monetaria”. Esto permitirá, en definitiva, el análisis de las causas que motivaron el exceso de gastos.
 
La situación en las PyMEs no es diferente. Tal como ocurre en las grandes empresas, al momento de asumir la necesidad de reducir costos, se inicia el proceso de evaluación para saber qué áreas deben ser intervenidas para implementar soluciones que signifiquen rebajar gastos, sin perjudicar la producción y calidad del negocio.
 
Normalmente, una de las acciones más frecuentes en el momento de determinar la reducción de costos es el despido de personal. No obstante, esto no siempre es una buena medida porque tiene una serie de efectos negativos: inconformidad en el clima laboral, reducción en los niveles de productividad y calidad, mayor rotación de personal, ruptura de la curva de aprendizaje y posibles gastos por contrato de nuevos empleados en caso de ser necesario.
 
La reducción de costos se debe abordar con un enfoque sistémico, comprendiendo la íntima interrelación entre los diversos componentes tanto los procesos productivos, como de la estructura organizacional. La disminución de costos implica detectar, prevenir y eliminar el uso excesivo de recursos. Para tal efecto, el estudio realizado por Lefcovich recomienda la implementación de las siguientes actividades:

  • Mejoramiento de la calidad: Esto genera como resultado una menor cantidad de errores, de productos defectuosos y de repetición del trabajo, acortando así el tiempo total del ciclo y reduciendo el consumo de recursos, así como el costo de operación. La calidad de los productos y servicios genera una mayor satisfacción en los clientes, y consecuentemente mayor fidelidad hacia la empresa. Esto puede traducirse en un incremento en las ventas y en una mejor imagen de la compañía, lo que a su vez contribuye a aumentar el valor marca de los productos y la capacidad de generación de ingresos futuros.
  • Mejoramiento de la productividad: Mejorar los índices de productividad implica generar un mayor volumen de producto con la misma cantidad de insumos, o un mismo volumen con una cantidad de insumos menor. También significa fijar objetivos de productividad, determinar estrategias y acciones concretas para su logro, y medir los resultados obtenidos. Esta práctica comprende el mejor y más pleno aprovechamiento de cada uno de los recursos, se trate de materiales, maquinarias, instalaciones, mano de obra o valores monetarios.
  • Reducción del inventario: El inventario ocupa espacio, prolonga el tiempo de espera de la producción, genera necesidades de transporte y almacenamiento y absorbe los activos financieros. Los materiales, trabajos en proceso y productos terminados que ocupan un lugar en la fábrica o en los almacenes no generan ningún valor agregado, sino que por lo contrario, se desmejora e incluso pueden volverse rápidamente obsoletos.
  • Acortamiento de las líneas de producción: En las fábricas, una línea de producción larga implica la necesidad de un número elevado de personas, mayor cantidad de trabajo en proceso, y un tiempo total del ciclo más prolongado. Un alto volumen de personas en la línea mantiene cantidad de errores, lo que genera menores niveles de calidad, siendo ésta última una cuestión primordial a la hora de reducir costos y satisfacer plenamente al consumidor.
  • Reducción del tiempo ocioso de las máquinas y equipos: Maquinarias y equipos con averías dan lugar a tiempos muertos, incapacidad de cumplir con los plazos de entregas previstos, generación de defectos en los productos y altos gastos en conceptos de reparaciones, con todo lo que ello implica tanto en materia de satisfacción del cliente, como en los resultados financieros.
  • Reducción del espacio utilizado: Las empresas tradicionales suelen utilizar cuatro veces el espacio que realmente necesitan. La eliminación de bandas transportadoras, el acortamiento de las líneas de producción y la incorporación de estaciones de trabajo separadas dentro de la línea principal de producción reducen el inventario y las necesidades de transporte. Todo ello genera la menor necesidad de espacio, pudiendo utilizarse los lugares sobrantes en la implantación de nuevas líneas, alquilar de ser factible su uso a terceros, o bien eliminar la necesidad de arrendar los locales.
  • Reducción del tiempo total del ciclo o tiempo de espera: El tiempo total del ciclo comienza cuando una empresa paga las materias primas y los diversos suministros y termina sólo cuando la empresa recibe el pago de sus clientes por los productos vendidos. De tal modo, el tiempo de espera representa la rotación del dinero. Un tiempo de espera más corto implica un mejor uso y administración de los recursos, mayor flexibilidad en la satisfacción de las necesidades del cliente y un menor costo de operaciones.

Como conclusión se puede afirmar que cualquier actividad o estrategia tendiente a la reducción de costos no puede llevarse a cabo sin un enfoque sistémico, y sin contar al mismo tiempo con información contable y/o extracontable que permita evaluar los distintos niveles de desperdicios producidos. Cualquier acción que no tome debidamente en consideración los efectos sobre las demás funciones, objetivos y procesos de la organización terminará generando costos totales superiores a los que se trata de reducir. Y por otro lado, no contar con un sistema que indique correctamente los distintos costos incurridos llevará a aplicar medidas inconducentes e ineficaces.
 
 

 

Link a la nota original, aquí
 
Hemos publicado notas de, y mantenemos contacto con, el autor del estudio que se cita en el primer párrafo. Sentimos gran respeto profesional por Mauricio Lefcovich; destacamos la calidad de sus trabajos, y de los medios en los que se produce su difusión.

 

 
 
 

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One Response to “Fórmulas para reducir costos”

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