¿Por qué fallan las implementaciones?

El herrero que no da en el clavo es un erreroMás allá de las tecnologías, el diagnóstico y su diseño, el éxito en la aplicación de nuevos proyectos radica en la forma en que estos se lleven a la práctica.
 
A través de una situación común en muchas empresas el autor identifica los errores que suelen cometerse, y propone una serie de pasos útiles para una implementación exitosa.
 


 
¿Por qué fallan las implementaciones? Por Lic. Diego Ferrero
Especialista y consultor en reingeniería de procesos de compras e inventarios. Fue gerente de abastecimiento de Pillsbury Argentina S.A., gerente de compras de La Salteña S.A. y jefe de compras de Refinerías de Maíz S.A.
 
Más allá de las tecnologías, el diagnóstico y su diseño, el éxito en la aplicación de nuevos proyectos radica en la forma en que estos se implementen.
 
A través de una situación común en muchas empresas, el autor identifica los errores que se pueden presentar y elabora una serie de pasos que resultan útiles a la hora de la implementación de procesos novedosos.

 

Cuando el herrero no da en el clavo, es un errero

Esta cita de autor anónimo, le estuvo rondando en la cabeza a García durante un buen rato. La había escuchado alguna vez y por alguna extraña razón comenzó a convivir con ella. Al levantarse temprano en la mañana y al acostarse tarde en la noche… la cita se aparecía sin previo aviso.

 

García, era el gerente de abastecimiento de la empresa y sabía que por problemas de programación de las líneas de producción, Jerónimo Cifuentes – el jefe de compras – y su equipo de trabajo estaban teniendo demasiados problemas con el suministro de materias primas. Algo había que hacer.

 

Era viernes a las 5 de la tarde cuando se tomó la decisión. La reunión a la que habían asistido: Narvaez – director de finanzas – Manfredi – gerente de planta – y Basualdo – gerente de tecnología informática – y por supuesto García, había resultado un poco tensa.
 
La decisión, en definitiva fue contratar los servicios de consultoría de una importante empresa internacional, para implementar un sistema MRP. Si bien Manfredi y García, no conocían como era su mecánica de cálculo, si sabían cuáles serían los beneficios que les traería su aplicación. A Narvaez lo único que le interesó fue conocer cómo sería recuperado el capital invertido, y si, efectivamente, podría llegar a mostrar un ahorro sustancial en el informe mensual.
 

El gerente general de la empresa llegó tarde a esa reunión, pero para alegría de Basualdo, definió que el área de tecnología informática, sería la responsable de liderar este proyecto tan ambicioso. Basualdo estaba más que contento, éste era su proyecto y había que hacerlo bien. Fue por eso que se contrataron los servicios de WILSON & SMITH – INTERNATIONAL BUSSINES PARTNERTS. La mejor consultora que había en el mercado para este tipo de implementaciones.

 

La solución a todos los problemas relativos a la planificación y programación de la producción, parecieron llegar cuando la empresa consultora expresó en una reunión del comité de implementación:

 
“… Esta implementación nos llevará un determinado tiempo, de manera que debemos empezar cuanto antes. Los pasos que proponemos seguir, serán:
 
1. Relevamiento y análisis de la situación actual,
2. diagnóstico,
3. propuesta de trabajo y las vías de solución posibles.”
 
Realmente, había serios problemas de planificación de la producción de planta, que se veían reflejadas en aumentos de los inventarios de materias primas y de producto terminado.
 
García ya no sabía como manejar el abastecimiento a la planta. Una semana colocaba pedidos a los proveedores por 3.000 Kg. de insumos y a la siguiente por 2.000 Kg. La diferencia de consumo se acumulaba como stock o peor aún, podría llegar a aparecer su fantasma más temido: el stock-out. García esperaba una implementación exitosa del MRP que le permitiera solucionar todos sus problemas.
 
Cuatro meses después de la implementación del MRP, García seguía viendo fantasmas. La situación para él no había cambiado en absoluto; y a decir de Manfredi, la carga laboral de trabajo se había duplicado, porque tenía que cargar los datos de producción en el sistema informático y además tenía que llevar su viejo sistema de anotaciones manuales, debido a que los operarios se sentían más seguros con la vieja carpeta negra.
 
A mi modo de ver, en la planta ya había comenzado a revelarse uno de los problemas que pueden llegar a aparecer en toda implementación. Sin embargo para Basualdo, el gerente de tecnología informática, la misma habría resultado todo un éxito.
 
Un año después, la planta seguía igual o peor, ya que se habían incrementado los costos de la operación. Todavía se seguía llevando en un sistema manual paralelo, que brindaba seguridad a todos los involucrados en la programación de la planta. En medio de ésta incertidumbre, García se preguntaba ¿Había fallado la implementación del sistema MRP?
 
El conocía la respuesta, estaba convencido que había resultado ser un fracaso, pero ¿por qué?
 
Cuando el herrero no da en el clavo, es un errero – es una cita clara para comenzar a bucear en los por qué. Realmente, quien tiene el arte del hierro ¿puede ser que falle en un golpe certero a un clavo?
 
Creo que se puede hacer una primera aproximación al tema diciendo que es posible identificar tres causas por las que una implementación falla, estas son:
 
1. Falta de compromiso de la dirección,
2. falta de capacitación,
3. falta de visión de lo que se quiere.
 
Toda implementación de un proyecto importante debe ser liderada por la alta dirección, para garantizar el éxito seguro. Sin compromiso no hay éxito posible. Pero, ¿qué es comprometerse?
 

“… Comprometer es asignar o adquirir una obligación, hacerse responsable.”

Quien se compromete hace el proyecto suyo. Basualdo había quedado solo en el proyecto. Creía que desde su área podía encarar un proyecto como uno más de sistemas. Pero había algo más, necesitaba tener el compromiso del resto de la dirección, y necesitaba entablar un canal de comunicación entre la vieja cultura y la nueva manera de hacer las cosas.
 
Pensar que una solución de laboratorio, es fácilmente aplicable sin la capacitación adecuada, es un error. García, se dio cuenta de que parte del problema, se debía a que a aquellos que tenían que hacer las tareas les faltaban ciertas habilidades.
 
Cuando se desea implementar algo, ya sea un programa, un nuevo sistema, una línea de producción adicional, una nueva manera de hacer las cosas, lo más importante no es la buena voluntad de quienes participan, sino es tener la Visión de lo que se quiere implementar.
 
Luego, viene el segundo paso, tan importante como el primero: ¿Cómo se implementa la Visión? Por eso es conveniente plantear en todo proyecto tres estados:
 
1.- Estado actual,
2.- Estado de transición
3.- Estado futuro.
 
Es decir, a partir del estado actual tratamos de entender lo que tenemos: ¿dónde estamos?, ¿Cuáles son nuestros recursos y nuestras habilidades o capacidades? Luego, planteamos nuestra Visión de lo que queremos, ése es el estado futuro competitivo, en el que deseamos estar. Por último, debemos definir el estado de transición, el que creo es la respuesta a la pregunta
 
¿cómo debemos implementar?; y es aquí, donde mas hincapié hay que hacer en el cambio cultural.
 
Creo que la implementación falló en gran parte porque el proyecto tenía muchos dueños, pero ningún líder, capaz de entender que el proyecto era de todos y que todos debían construir la visión del estado futuro competitivo.
 

 

Tomado de Énfasis Logística
 
Link al artículo original, ¿Por qué fallan las implementaciones?
 
Este es el tercer artículo que publicamos en esta semana, en la que el liderazgo es el tema central y el punto de apalancamiento para el acceso a la solución.

 

 
 
 

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One Response to “¿Por qué fallan las implementaciones?”

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